১. এই নীতির পরিসর ও কোম্পানির দুই ভূমিকা
JH SYSTEM (এরপর "কোম্পানি") ক্লাউড সাবস্ক্রিপশন ইআরপি "Afdal ERP" (https://afdalerp.co.kr) পরিচালনা করে এবং দুই ভূমিকায় ব্যক্তিগত তথ্য পরিচালনা করে। প্রথমত, ওয়েবসাইটের পরামর্শ অনুরোধ, সেবায় নিবন্ধন, বিলিং যোগাযোগের মতো কোম্পানি সরাসরি যা সংগ্রহ করে, তার জন্য কোম্পানি কোরিয়ার ব্যক্তিগত তথ্য সুরক্ষা আইনের অধীনে নিয়ন্ত্রক। দ্বিতীয়ত, গ্রাহক কোম্পানিগুলো তাদের কর্মচারী ও ব্যবসায়িক অংশীদারদের যে তথ্য ইআরপিতে প্রবেশ করায় (যাতে নিবন্ধন নম্বর, বেতন, ব্যাংক হিসাব থাকতে পারে), তার নিয়ন্ত্রক সেই গ্রাহক কোম্পানি — আমরা তাদের প্রক্রিয়াকারী। সেই প্রক্রিয়াকরণের শর্ত প্রতিটি গ্রাহকের সঙ্গে করা ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণ ন্যস্তকরণ চুক্তিতে নির্ধারিত।
২. কোম্পানি সরাসরি যা সংগ্রহ করে ও উদ্দেশ্য
পরামর্শ পর্যায়ে: নাম, কোম্পানির নাম, যোগাযোগ (ফোন বা ইমেইল), খাত ও প্রশ্ন — পরামর্শের উত্তর দিতে। সেবা ব্যবহারে: ব্যবহারকারী আইডি, নাম, পদ-ভূমিকা, প্রবেশ রেকর্ড (সময়, ব্যবহৃত ফিচার) — অ্যাকাউন্ট, নিরাপত্তা, বিলিং ও নোটিশের জন্য। বিলিংয়ে: বিলিং যোগাযোগের নাম-ঠিকানা ও কর চালানের জন্য ব্যবসার তথ্য। এই ভূমিকায় কোম্পানি নিবন্ধন নম্বর (জাতীয় পরিচিতি নম্বর) সংগ্রহ করে না।
৩. প্রক্রিয়াকারী হিসেবে পরিচালিত তথ্য
গ্রাহক কোম্পানি বেতন, বছরের শেষের কর নিষ্পত্তি, উৎসে কর প্রতিবেদনের মতো আইনি কাজের জন্য কর্মচারীদের নিবন্ধন নম্বরসহ শনাক্তকারী তথ্য ইআরপিতে প্রবেশ করাতে পারে। এসব সংগ্রহের আইনি ভিত্তি ও দায় নিয়ন্ত্রক হিসেবে সেই গ্রাহকের; কোম্পানি কেবল ন্যস্ত পরিসরে সংরক্ষণ ও প্রক্রিয়াকরণ সুবিধা দেয় এবং উদ্দেশ্যের বাইরে ব্যবহার বা তৃতীয় পক্ষকে প্রদান করে না।
৪. নিরাপত্তা ব্যবস্থা
নিবন্ধন নম্বর, বেতন, ব্যাংক হিসাবের মতো সংবেদনশীল ঘর AES-256 এ এনক্রিপ্ট করে সংরক্ষিত হয়; যোগাযোগ HTTPS-এ সুরক্ষিত। প্রবেশাধিকার সার্ভারে ভূমিকাভিত্তিকভাবে নিয়ন্ত্রিত এবং প্রতিটি গ্রাহকের ডেটা ডেটাবেস স্তরে পৃথক। ব্যক্তিগত তথ্যের প্রবেশ লগ দুই বছর সংরক্ষিত হয়। পরিবর্তনের রেকর্ড জালিয়াতি ধরা পড়ে এমনভাবে (হ্যাশ শৃঙ্খল) রাখা হয় এবং প্রতিদিন স্বয়ংক্রিয় ব্যাকআপ চলে। ডেটা দক্ষিণ কোরিয়ার ভেতরে কোম্পানির সার্ভারে থাকে।
৫. ন্যস্তকরণ ও বিদেশে স্থানান্তর
সেবা চালাতে কোম্পানি নিচের বহিরাগত প্রতিষ্ঠান ব্যবহার করে; তালিকা বদলালে এই নীতি সংশোধন করে জানানো হবে।
প্রথম, সংযোগ — Cloudflare, Inc. (যুক্তরাষ্ট্র): ওয়েবসাইট ও সেবার ট্রাফিক এর রিলে নেটওয়ার্ক দিয়ে যায়; পথে সংযোগ তথ্য প্রক্রিয়া হয়। দ্বিতীয়, ইমেইল প্রেরণ — Amazon Web Services, Inc. (যুক্তরাষ্ট্র): নিশ্চিতকরণ, নোটিশ ও যাচাই ইমেইল পাঠাতে প্রাপকের ইমেইল ঠিকানা প্রক্রিয়া হয়। তৃতীয়, কর চালানের দেশীয় উপ-ন্যস্তকরণ — Linkhub Co., Ltd. (Popbill, দক্ষিণ কোরিয়া): ইলেকট্রনিক কর চালান, নগদ রসিদ, এসএমএস, কাকাও নোটিশ ও ফ্যাক্সে প্রয়োজনীয় নাম, যোগাযোগ ও ব্যবসার তথ্য। চতুর্থ, এআই নথি পাঠ — Anthropic, PBC (যুক্তরাষ্ট্র): গ্রাহক এ ফিচার চালু করলে কেবল সংশ্লিষ্ট নথির ছবি পাঠানো হয়; ফিচারটি স্বাভাবিকভাবে বন্ধ এবং গ্রাহক প্রশাসকের সম্মতির পরই চলে; পাঠানোর আগে কার্ড নম্বর মুছে ফেলা হয় ও সংবেদনশীল নথি আটকানো হয়।
উপরের বিদেশি প্রতিষ্ঠানে স্থানান্তর সেবার প্রয়োজনীয় পরিসরেই সীমিত। তথ্যের অধিকারী ৮ নম্বর অনুচ্ছেদের ঠিকানায় বিদেশে স্থানান্তরে আপত্তি জানাতে পারেন; সেক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট ফিচার (ইমেইল, এআই পাঠ) সীমিত হতে পারে।
৬. সংরক্ষণকাল ও ধ্বংস
পরামর্শের তথ্য পরামর্শ শেষের ৬ মাস পর ধ্বংস হয়। অ্যাকাউন্ট তথ্য চুক্তি শেষ পর্যন্ত থাকে; শেষের পর ৩০ দিন দেখা-রপ্তানির জন্য রাখা হয় এবং এরপর ৭ দিনের মধ্যে অপুনরুদ্ধারযোগ্যভাবে ধ্বংস করে জানানো হয়। যোগাযোগ প্রবেশ রেকর্ড আইনানুযায়ী কমপক্ষে ৩ মাস, ব্যক্তিগত তথ্যের প্রবেশ লগ ২ বছর থাকে। আইনে সংরক্ষণ বাধ্যতামূলক রেকর্ড (যেমন ই-কমার্স চুক্তি ও পরিশোধ, ৫ বছর) আলাদা রেখে মেয়াদ শেষে ধ্বংস হয়।
৭. তথ্য ফাঁসে করণীয়
ব্যক্তিগত তথ্য ফাঁস জানা মাত্র কোম্পানি আইনের ৩৪ ধারা অনুযায়ী ৭২ ঘণ্টার মধ্যে সংশ্লিষ্টদের জানায় ও কর্তৃপক্ষে প্রতিবেদন করে; প্রক্রিয়াকারী ভূমিকায় জানা ফাঁস বিলম্ব না করে সংশ্লিষ্ট গ্রাহক কোম্পানিকে জানানো হয়।
৮. অধিকার ও গোপনীয়তা কর্মকর্তা
কোম্পানি সরাসরি নিয়ন্ত্রিত নিজের তথ্যে যে কেউ দেখা, সংশোধন-মুছে ফেলা, প্রক্রিয়া স্থগিতের অনুরোধ করতে পারেন। গ্রাহক কোম্পানির প্রবেশ করানো তথ্যের অনুরোধ নিয়ন্ত্রক সেই কোম্পানিকে করতে হবে; কোম্পানিতে এলে বিলম্ব না করে পাঠিয়ে দেওয়া হয়। প্রধান গোপনীয়তা কর্মকর্তা: BHUIYAN ABDULLAH (প্রতিনিধি), ফোন +82-70-4125-5333, ইমেইল support@afdalerp.co.kr।
৯. কুকি
লগইন ধরে রাখার একটিমাত্র কুকি ব্যবহৃত হয়, ব্রাউজার বন্ধ করলে মুছে যায়। বিজ্ঞাপন বা আচরণ অনুসরণের কুকি নেই।
১০. নীতির পরিবর্তন
পরিবর্তন কার্যকরের কমপক্ষে ৭ দিন আগে (গুরুত্বপূর্ণ হলে ৩০ দিন) ওয়েবসাইটে জানানো হয়। এই নীতি ১৫ অক্টোবর ২০২৬ থেকে কার্যকর এবং ১০ সেপ্টেম্বর ২০২৬-এর খসড়া প্রতিস্থাপন করে।